Invoice là gì? Những điều cần biết về invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice là một từ ngữ thông dụng trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ với các bạn những thông tin liên quan đến Invoice để các bạn nắm rõ hơn về invoice trong thương mại. Đầu tiên chúng ta phải biết  invoice là gì và vai trò của nó trong kinh doanh xuất nhập khẩu.

Invoice là gì?

Invoice được hiểu là chứng từ thương mại trong quá trình trao đổi mua bán hàng hoá trong xuất nhập khẩu. Trong tiếng việt Invoice có nghĩa là hóa đơn được người bán lập. Trên đó nêu rõ các thông tin về tên sản phẩm, số lượng, giá cả của sản phẩm. Khác với hoá đơn bán hàng trong nước, invoice  là hoá đơn thương mại dùng trong việc thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Thường thì số lượng bản sao của hoá đơn thương mại là 1 bản gố và 2 bản sao.

Từ lúc kiểm tra,xem xét hàng hóa cho đến khi hoàn tất giao dịch, hai bên có thể trao đổi và thoả thuận với nhau về nhiều chi tiết qua nhiều cách khác nhau như: qua điện thoại, qua email, hoặc thảo luận trực tiếp với nhau,…. Tuy nhiên  để tránh sự thiếu sót hay quên nội dung mà  hai bên đã thảo luận thì các nội dung công việc này sẽ được liệt kê vào hóa đơn và thể hiện rõ số tiền thù lao cho từng nội dung. 

Invoice có mục đích gì?

Hoá  đơn thương mại là chứng từ dùng để thanh toán nói cách khác là người bán dựa vào đó để thu tiền từ người mua, còn người mua dùng nó để thanh toán cho người bán. Đây cũng là lý do mà trong hóa đơn thương mại phải thể hiện được số tiền cần thanh toán và các điều kiện kèm theo khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán.

Đặc điểm của invoice trong mua bán quốc tế và thủ tục hải quan

Ví dụ: Công ty may nhập khẩu 6800 mét vải về để sản xuất thì hóa đơn mua bán quốc tế người bán phát hành cho công ty sẽ có nội dung như sau:

Chứng từ này thường có tên là “invoice” trong thủ tục hải quan xuất nhập khẩu. Nó là là một tài liệu hải quan được cung cấp bởi công ty đang xuất khẩu vải qua biên giới quốc tế cho công ty may. Nó không có định dạng giống như hóa đơn giá trị gia tăng sử dụng trong nước mà tài liệu này bao gồm một số nội dung cụ thể như:

• Điều đầu tiên: thông tin về tên, địa chỉ các bên mua – bán

• Thông tin về tiêu đề, số invoice và ngày phát hành invoice vì hai thông tin này là không thể thiếu khi dùng để khai báo hải quan ở hầu như các nước; và nếu dùng ở hải quan Việt Nam; nếu không có thông tin này thì phần mềm khai báo hải quan Việt Nam sẽ không thể thực hiện được

• Thông tin về tên tàu, số Booking ( một số hang tàu có số Booking khá nhau)

• Thông tin về cảng xuất và cảng nhập hàng

• Thông tin chi tiết về hàng hóa được vận chuyển: tên hàng, model, năm sản xuất, quốc gia sản xuất, tình trạng hàng mới hoặc cũ, số lượng, đơn giá,…

• Điều kiện đã thỏa thuận cho lô hàng này

• Tổng số tiền lô hàng bằng số và bằng chữ

• Hoá đơn thương mại phải được đóng dấu, ký tên của bên bán để xác nhận về tính trung thực của nội dung mà nó thể hiện

Công dụng của invoice trong mua bán hàng hóa quốc tế và thủ tục hải quan:

Trong bộ hồ sơ hải quan Việt Nam invoice là một chứng từ bắt buộc cung cấp  nhưng có thể cung cấp qua phần mềm hải quan hoặc chứng từ gốc kèm theo tờ khai hải quan. 

• Là một loại chứng từ dùng để tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu ở các cơ quan hải quan.

• Nó còn được dùng làm căn cứ để áp thuế lên các khoản phụ phí đi kèm hàng hóa được mua bán theo điều khoản thương mại quốc tế.

• Để xin chứng nhận xuất xứ hàng hoá để xin ưu đãi thuế ở nước nhập khẩu theo hiệp định giữa hai nước có người mua và người bán, hóa đơn thương mại được doanh nghiệp đem trình cho Bộ công thương nước xuất khẩu.

• Invoice cũng là một chứng từ không thể thiếu với bên thứ ba là ngân hàng nếu hàng hoá được thanh toán qua L/C (Letter of Credit – thư tín dụng).

• Với những hàng hóa nhập khẩu đặc biệt (Thuốc trừ sâu, thuốc tây, hay hàng hoá thuộc danh mục được ưu đãi thuế cho hạng mục đầu tư nước ngoài tại nước nhập khẩu) chúng ta cần có giấy cấp phép trước khi nhập thì hoá đơn thương mại còn được dùng để xin giấy phép nhập khẩu.

Một số loại Invoice hiện nay

 Khi đã hiểu về khái niệm Invoice là gì, chúng ta cùng tìm hiểu tiếp các loại Invoice hiện nay nhé. 

3.1. Commercial invoice - Hóa đơn thương mại

Đây là một loại chứng từ dùng để tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu ở các cơ quan hải quan. Hoá đơn này dùng để làm căn cứ áp thuế lên các khoản phụ phí đi kèm hàng hóa được mua bán theo điều khoản thương mại quốc tế.

3.2.  Proforma Invoice - Hóa đơn chiếu lệ

Đây là một loại chứng từ có hình thức như hóa đơn  nhưng nó không dùng để thanh toán như hoá đơn thương mại. Mục đích của hóa đơn chiếu lệ là:

– Chứng từ để khai hải quan và làm thủ tục nhập khẩu

– Chứng từ dùng để xin giấy phép xuất khẩu và ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có)

– Chứng từ kê khai hàng hóa nhập trưng bày triển lãm, hội chợ vào một quốc gia

– Chứng từ gửi bán ở nước ngoài hoặc gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, 

3.4. Provisional Invoice - Hóa đơn tạm thời

Trong khi chờ thanh toán cuối cùng khi thanh toán bước đầu giữa bên mua và bên bán, người ta dùng Provisional Invoice để thanh toán. Khi người bán chưa rõ về giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất của hàng hóa trong quá trình mua bán thì đây là chứng từ được lập.

Người ta áp dụng hoá đơn tạm thời khi:

– Sau khi hoàn thành giao hàng, người bán muốn tạm thời thu tiền ngay. 

– Nếu lô hàng được giao làm nhiều lần, người ta sử dụng hóa đơn tạm thời để thanh toán từng lần. Khi hoàn thành giao hàng lần cuối thì thanh toán chính thức sẽ được thực hiện.

– Thời điểm sau khi hoàn thành giao hàng giá của lô hàng hóa được xác định tại thòi điểm đó.

– Hay trong trường hợp giá cả trong hợp đồng là giá tạm tính, còn vào thời điểm giao hàng tại địa điểm cuối cùng giá chính thức sẽ được quyết định bởi giá thị trường.

3.5. Final Invoice - Hóa đơn chính thức

Đây là cơ sở thanh toán tiền hàng và là chứng từ để xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng.

3.6. Certified Invoice - Hóa đơn xác nhận

Certified Invoice dùng để xác nhận xuất xứ hàng hóa (có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp). Ngoài ra, hóa đơn xác nhận có thể dùng như một chứng từ kiêm chức năng hóa đơn lẫn giấy chứng nhận xuất xứ.

3.7. Hóa đơn hải quan - Custom’s Invoice

Người ta sử dụng Custom’s Invoice để tính toán giá trị hàng hóa giá tính theo thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí của hải quan.

Một số lỗi bạn cần tránh khi làm invoice

Để làm Invoice chuẩn xác, bạn cần biết thêm những lỗi thường gặp sau đây. 

– Trên invoice không có điều kiện giao hàng như  giá FOB (kèm tên cảng xuất), giá CIF(kèm tên cảng nhập).

– Khi xuất khẩu bán hàng  nhưng hóa đơn lại ghi theo giá FOB tại nơi xếp hàng cũng như không ghi các chi phí tiếp theo phía sau (xuất khẩu bán hàng thì phải theo đơn giá giao hàng – giá CIF).

– Hóa đơn không ghi số tiền chiết khấu thương mại mà chỉ thể hiện giá thực thu mà trong khi bán hàng có chiết khấu thương mại.

– Không mô tả hàng hoá hay mô tả không rõ ràng

– Các mặt hàng khác nhau được gộp thành một loại

– Một số thông tin đã thoả thuận bị thiếu sót

Mẫu hoá đơn thương mại – Commercial invoice (tham khảo)

Bài viết trên đây chia sẻ một số kiến thức về invoice là gì. Nếu bạn đang làm việc hay học tập về lĩnh vực này thì mình hy vọng bài viết sẽ giúp cho mọi người có thêm nhiều thông tin hữu ích và hiểu biết hơn về lĩnh vực này.

>>> Xem thêm các bài viết:

• NGÀNH LOGISTICS – TẤT CẢ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT
• QC là gì và những thông tin nhất định phải biết