Quản trị kinh doanh có nhiều cơ hội việc làm hiện nay. Vậy ngành quản trị kinh doanh là gì và học quản trị kinh doanh làm gì sẽ có trong bài viết dưới đây
COO là gì? Nếu không phải là những người trong giới điều hành hoặc doanh nghiệp thì khó có thể trả lời được câu hỏi đó. Vậy COO là gì?
COO là gì? Nếu không phải là những người trong giới điều hành hoặc doanh nghiệp thì khó có thể trả lời được câu hỏi đó. Vậy COO là gì; vị trí vai trò của COO trong doanh nghiệp như thế nào; tiêu chuẩn để trở thành một COO và sự khác biệt giữa nó và CEO ra sao… thì bài viết dưới đây chúng tôi xin cung cấp một số thông tin đó đến bạn.
COO bắt nguồn từ cụm từ tiếng anh đầy đủ là Chief Operating Office. Nó được hiểu với nghĩa là giám đốc điều hành hay còn gọi là giám đốc vận hành. COO đảm nhận nhiệm vụ vận hành những hoạt động thường nhật của một doanh nghiệp.
COO thường có một vị trí khó miêu tả nhất bởi sự mập mờ giữa các chức danh trong một công ty. Thông thường, một doanh nghiệp khá lớn hoặc các doanh nghiệp vừa chuyển mình từ quy mô nhỏ đến lớn mà một mình CEO( tổng giám đốc) không thể quán xuyến hết được mọi hoạt động trong công ty, thì COO chính là một cánh tay đắc lực, một người chỉ huy thứ 2 dưới quyền của CEO, chịu trách nhiệm về việc đảm bảo chức năng của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp nhằm đạt được sự tăng trưởng bền vững.
Như vậy, bạn đọc có thể hiểu một cách đơn giản về COO là một giám đốc vận hành , là người giám sát các hoạt động cũng như quy trình trong doanh nghiệp để chúng được diễn ra một cách nhất quán. COO có vị trí quan trọng trong một doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp nói chung và ngành kinh doanh nói riêng mà vai trò của COO có sự khác nhau. Chính sự khác nhau này làm cho việc liệt kê các vai trò nhiệm vụ của COO khá là phức tạp. Tuy nhiên, vai trò cơ bản của một COO thường được thể hiện dưới những ý sau đây:
Đề ra phương án, lập kế hoạch xây dựng các quy tắc kinh doanh của công ty, kế hoạch làm việc ngắn hạn và dài hạn trong năm, đặt ra các quy định về quy trình làm việc tiêu chuẩn. Sau khi đã lập được phương án, kế hoạch đó, COO đưa cho tổng giám đốc để được phê chuẩn. Sau khi được phê chuẩn thì COO sẽ đảm nhiệm việc giám sát thực hiện của công ty.
Đối với những quyết sách có tầm quan trọng, COO thực hiện việc cung cấp các số liệu và báo cáo nghiên cứu một cách cụ thể. Từ đó, COO phân tích và dự đoán những tình hình có thể xảy ra đối với việc kinh doanh của công ty.
COO thực hiện điều hòa và quản lý công việc của từng bộ phận từ kỹ thuật cho đến thị trường nhằm đảm bảo sự phát huy toàn diện các chức năng của hệ thống kinh doanh. Với những vấn đề quan trọng, COO báo cáo lên cho tổng giám đốc để có những quyết định sáng suốt nhất.
Cùng với việc phụ trách tổ chức và xây dựng các chế độ trách nhiệm kinh tế trong công ty, COO thực hiện cả việc phải đưa ra và đảm bảo các quy tắc cụ thể về chế độ sát hạch, công tác sát hạch, đánh giá sát hạch và công bố theo tháng.
COO có một vai trò quan trọng nữa là, chỉ huy thực hiện các phương án thiết kế tổng thể của cả hệ thống kinh doanh. Từ đó, COO cũng phải chịu trách nhiệm luôn về phương án dự toán đầu tư kinh doanh của cả doanh nghiệp. Sau khi những phương án này được tổng giám đốc phê chuẩn thì COO đảm nhiệm việc tổ chức thực hiện.
Một vai trò nữa của COO là phải tìm hiểm để nắm vững sự biến động cũng như xu hướng của các ngành công nghệ thông tin trong và ngoài nước để từ đó đánh giá được ảnh hưởng của khoa học kỹ thuật. Đưa ra những ý kiến và đề xuất thực hiện việc áp dụng công nghệ kỹ thuật vào trong các hoạt động của doanh nghiệp mình.
COO cũng kiêm luôn vai trò nghiên cứu các chiến lược cũng như những chính sách hoạt động mới mà họ nhận thấy là phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
COO phụ trách việc cung cấp các báo cáo tổng hợp về công việc cho các cơ quan có liên quan để kiểm tra, đánh giá hiệu suất làm việc để từ đó xử lý kịp thời những vấn đề còn vướng mắc. COO nghe báo cáo định kỳ từ cấp dưới và đánh giá công việc đó.
COO giám sát, quản lý và chỉ dẫn công việc của các nhân viên cấp dưới tại các bộ phận khác nhau; đồng thời cải thiện chất lượng công việc và thái độ làm việc của cấp dưới. Đồng nghĩa với điều đó là COO cũng sát hạch thành tích và có thưởng có phạt một cách công bằng đối với tất cả các nhân viên.
COO là người phải chịu trách nhiệm tổ chức hoàn thiện quy định của các phòng ban ngành cũng như chế độ quản lý có liên quan tới việc quản lý chuyên môn.
Về nghiệp vụ nhân viên, COO cũng đảm nhiệm việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho họ. Ngoài ra, COO cũng đóng vai trò là người thúc đẩy cho sự liên kết giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với mục tiêu của công ty.
Với tất cả những vai trò trên, COO có trách nhiệm trực tiếp thực hiện và phân công phân nhiệm cho những người có liên quan đến chiến lược mà tổng giám đốc đề xuất nhằm hoàn thành mọi công việc mà tổng giám đốc giao cho mình.
Như vậy, COO thực sự có vai trò đặc biệt quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Để có được vị trí COO một cách lâu bền, nhiều người đã không ngừng nỗ lực, tìm tòi và nghiên cứu để một ngành nào đó ước mơ đó của mình sẽ trở thành hiện thực. Vậy những tiêu chuẩn nào mới là chính xác để bạn có thể nắm giữ lâu dài vị trí COO lí tưởng này?
Phải có cùng lí tưởng với CEO
Điều này nghe có vẻ không cần thiết nhưng thực chất nó lại khá quan trọng và có thể được xếp lên yếu tố hàng đầu để duy trì vị trí của một COO. Khi bạn có cùng quan điểm, cùng cái nhìn và lí tưởng với CEO của bạn thì cả hai đều rất phù hợp để hợp tác với nhau, cùng nhau có động lực để cùng tìm ra hướng đi phù hợp nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Có khối kiến thức tổng quát về tất cả các lĩnh vực mình phụ trách
Chẳng ai có thể cân nhắc bạn lên một vị trí cao có tầm quan trọng ở một thowig gian lâu dài trong khi bạn không có đầy đủ kiến thức về lĩnh vực kinh doanh của công ty. Có kiến thức vững vàng về lĩnh vực mình phụ trách là một yếu tố quan trọng quyết định bạn có được giữ vị trí đó bền lâu hay không bởi tất cả mọi hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp đều đòi hỏi người quản lý đó phải thực sự am hiểu kiến thức từ cơ bản cho đến chuyên môn.
Biết kết hợp nhuần nhuyễn giữa kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng
Kiến thức suy cho cùng cũng chỉ là một yếu tố và nó thực sự phát huy tác dụng tốt nhất khi được kết hợp một cách linh hoạt với kỹ năng và kinh nghiệm của một COO. Ngoài việc am hiểu những hoạt động kinh doanh thì một số những kỹ năng đòi hỏi bạn phải biết vận dụng khi đã lên đến chức vụ COO là: kỹ năng lãnh đạo, tư duy chiến lược, kĩ năng tập trung và quyết đoán trong việc đưa ra quyết định, kỹ năng quản lý tài chính và chịu trách nhiệm…. Và thông thường, một COO khi đã ở vị trí này vững chắc thường có khoảng từ 10 – 15 năm nhiều kinh nghiệm.
Cần có một cái đầu biết vạch kế hoạch kinh doanh
Từ mục tiêu đã có mà doanh nghiệp đề ra, nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng của một COO là phải biết lên kế hoạch kinh doanh. Đó là có sở, nền tảng để quyết định những công việc được chia nhỏ ra thực hiện. COO phải vạch ra một bức tranh kinh doanh mang lại lợi nhuận ở mức khả quan nhất cho doanh nghiệp với những điều kiện và tài nguyên nhất định. Để đạt được điều này đòi hỏi COO phải có một tư duy thật sự logic để mô tả, phân tích, đánh giá những giả định, những ảnh hưởng có liên quan đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Có sự nhạy bén với những thông tin quan trọng trên thị trường
Một trong những vai trò của COO là phải biết nắm bắt những thông tin cần thiết trên thị trường để từ đó đề xuất những hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Một kế hoạch kinh doanh tốt là phản ánh chân thực nhất về sự am hiểu và nhạy bén của COO, thể hiện được đầy đủ năng lực của COO một cách toàn diện.
Có ý thức về hiệu suất công việc
Việc am hiểu kiến thức trong lĩnh vực kinh doanh và kỹ năng cần thiết có lẽ chưa thể bộc lộ hết được những yếu tố quan trọng cho sự phát triển của vị trí COO lý tưởng. Có ý thức về hiệu suất công việc trong đó có hai phương diện là hiệu suất vận hành và hiệu suất lao động là một trong những yếu tố quan trọng làm nên giá trị của một COO. Hiệu suất công việc ở đây được hiểu là bản thân COO đó phải tự biết cách không ngừng tăng hiệu suất làm việc của mình lên, chứ không phải cảm thấy bản thân hiện tại đã khá ổn với vai trò của vị trí này rồi nên chỉ biết giậm chân tại chỗ.
Điều đó không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến chính bản thân họ, vì biết đâu trong lúc bạn đang cảm thấy hài lòng với bản thân rồi thì những người khác đang không ngừng nỗ lực để cướp đi vị trí của bạn. Còn nói đến hiệu suất vận hành chính là, không chỉ sử dụng thôi mà COO phải biết cách tăng hiệu suất vận hành của mọi tài nguyên từ máy móc cho đến các nhân viên. Những điều này chính là một khía cạnh để tất cả mọi người đều nhìn nhận bạn với vị trí COO chân chính.
Có bao giờ các bạn thắc mắc về sự khác biệt giữa COO và CEO chưa? Câu trả lời có lẽ là khá thắc mắc bởi 2 vị trí này trong nhiều trường hợp khó mà phân biệt được, thậm chí quyền hạn và trách nhiệm của họ đôi lúc còn chồng chéo lên nhau. Chúng tôi sau khi đã tìm hiểu thì thấy có một số sự khác biệt giữa COO và CEO như sau:
Về khái niệm: COO viết tắt từ Chief Operating Officer – giám đốc vận hành . Còn CEO đầy đủ là Chief Executive Officer – giám đốc điều hành. Cả hai thuật ngữ này khi được dịch sang tiếng việt có nghĩa gần giống nhau. Tuy nhiên, nhiệm vụ và vị trí của họ trong doanh nghiệp lại hoàn toàn khác nhau. Hiểu nôm na rằng, CEO chính là tổng giám đốc còn COO được coi là phó giám đốc.
Về vị trí: Chức danh tổng giám đốc (CEO) có lẽ khá quen thuộc ở Việt Nam. CEO trong một doanh nghiệp có vị trí là thủ lĩnh tối cao, là người đứng đầu một công ty. Còn COO được ví như cánh tay đắc lực của CEO, là người có vị trí cao thứ 2 sau CEO.
Về vai trò: Do COO đứng thứ 2 sau CEO nên vai trò của COO cũng nhỏ hơn. COO sẽ làm việc với những cán bộ cấp cao khác trong công ty như giám đốc tài chính, giám đốc công nghệ,… và có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho CEO. Còn CEO chính là người đứng đầu và có vai trò chèo lái cho sự thành công của doanh nghiệp. Nói cách khác, vai trò của COO chính là giúp giảm tải công việc và những gánh nặng cho CEO.
Đây có lẽ là một thắc mắc không hề nhỏ cho những người đang có ý định xin ứng tuyển vào vị trí COO. Tuy không thể tổng hợp hết được nhưng dưới đây là những yêu cầu tối thiểu mà bạn phải đáp ứng được khi muốn đạt được vị trí này:
Đã tốt nghiệp ở trình độ Đại học trở lên về các ngành quản lý nhân sự, quản trị kinh doanh và những ngành liên quan khác,…
Đã có kinh nghiệm tối thiểu là 3 năm ở vị trí COO hoặc các vị trí tương đương khác.
Có sự am hiểu chuyên sâu về thiết lập quy trình, áp dụng đánh giá quy trình và quản lý nhân sự.
Có khả năng hiểu biết và đóng góp ý kiến cho các chiến lược kinh doanh và điều hành của doanh nghiệp.
Hiểu biết tất cả các kiến thức về lĩnh vực khác như truyền thông, marketing,…
Có sự nhạy bén trong việc giải quyết những tình huống và vấn đề phát sinh.
Có sự quyết đoán trong việc đưa ra các quyết sách, quyết định quan trọng.
Thành thạo tin học văn phòng, ngoại ngữ…
Ngoài những điều kể trên, để trở thành một COO bạn cũng cần phải có những hiểu biết chuyên môn về nghiệp vụ, kinh doanh cũng như có cho mình một tinh thần khởi nghiệp không ngại dấn thân vào những gian khó. Đồng thời có các kỹ năng cần thiết như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xây dựng mối quan hệ, kỹ năng quản trị, kỹ năng tư duy chiến lược,….
Việc tìm hiểu và chuẩn bị trước cho những câu hỏi phỏng vấn luôn là một vấn đề đau đầu cho những bạn ứng viên. Dưới đây là bộ câu hỏi phỏng vấn mà chúng tôi đã tổng hợp được cho vị trí COO:
Bạn nói đã có kinh nghiệm 5 năm cho vị trí tương đương COO, vậy bạn hãy cho chúng tôi biết sơ qua về bộ máy hoạt động của một doanh nghiệp cùng ngành với doanh nghiệp của chúng tôi? Đối với hệ thống máy móc có sẵn, bạn làm thế nào để tối ưu sự vận hành?
Bạn có nhận xét gì về chính sách và những quy định của doanh nghiệp mà chúng tôi đã gửi qua email cho bạn lúc trước? Nếu có mục cần cải thiện thì bạn sẽ muốn thay đổi nó như thế nào?
Bạn có thể cho chúng tôi biết về một lần bạn phải đưa ra quyết định đột ngột cho một vấn đề phát sinh của doanh nghiệp? Và kết quả ra sao?
Bạn đã từng có mâu thuẫn với CEO của mình trong cách điều hành doanh nghiệp cũng như việc đưa ra các quyết định quan trọng hay chưa? Việc đó cụ thể như thế nào và cách mà bạn đã vượt qua?
Cách tốt nhất để bạn có thể đánh giá nhân viên là gì? Một hệ thống đánh giá nhân sự được coi là tốt sẽ phải như thế nào?
Làm sao bạn biết được mức độ thỏa mãn của khách hàng với những sản phẩm của doanh nghiệp mình? Cách hiệu quả nhất để tiếp nhận cũng như giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng là gì?
Bạn sẽ đưa ra quyết định như thế nào cho trường hợp doanh nghiệp của tôi vừa tìm được một nhà cung cấp có giá thành vận chuyển dịch vụ rẻ hơn nhưng độ tin cậy và an toàn cho hàng hóa lại thấp hơn?
Theo bạn, một COO cần phải có những phẩm chất và trách nhiệm gì đối với công việc?
Trên đây chỉ là một số câu hỏi phỏng vấn thường gặp mà chúng tôi đã tổng hợp được. Và còn thật nhiều những câu hỏi khó khăn khác mà các bạn cần chuẩn bị kỹ bởi mỗi doanh nghiệp kinh doanh trên các lĩnh vực khác nhau sẽ có những câu hỏi khác nhau để phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của họ.
Như vậy, chúng tôi vừa cung cấp cho các bạn khá nhiều thông tin về COO. Với những thông tin về khái niệm, vị trí, vai trò, sự khác biệt của COO với CEO cũng như những yếu tố cần thiết để trở thành COO,… chúng tôi hy vọng đã đem đến cho các bạn những kiến thức thật sự bổ ích và có ý nghĩa cho nhu cầu tìm hiểu của các bạn!
>>> Xem thêm các bài viết:
