Quy định về chữ ký trong các loại hợp đồng hiện nay

17/01/2020

Trong bất kỳ công việc hay khi làm hợp đồng gì đều cần đến những văn bản có sử dụng chữ ký của các bên liên quan. Tuy nhiên, chữ ký cũng được quy định rõ ràng và có các tiêu chuẩn cũng như nguyên tắc riêng cụ thể bạn hãy tham khảo bài viết dưới.

1. Đối với chữ ký trong các hợp đồng văn bản 

Trong khoản năm điều mười của nghị định về công tác văn thư thì quy định rằng chữ ký trong các văn bản hợp đồng không được phép dùng bút chì bởi có thể tẩy xóa được dễ dàng. Ngoài ra, không được phép sử dụng mực đỏ, các màu mực có thể dễ dàng bị phai màu khi ký trên giấy. 

 

Quy định về chữ ký trong các hợp đồng văn bản 

 

Có thể chọn các màu dễ dàng sử dụng và không bị nhòe trên giấy như màu đen, màu xanh nước biển. Đây là hai màu được khuyên sử dụng nhiều nhất trong các bản hợp đồng, văn bản quan trọng. Để tránh trúng với màu chữ của văn bản được đưa ra, bạn cần chọn màu mực chữ ký khác với màu của chữ ở văn bản đó để tránh bị mạo danh, hoặc nhầm lẫn. 

2. Đối với các hóa đơn, chứng từ kế toán

Đối với các chứng từ kế toán, việc có chữ ký đầy đủ là không thể thiếu và vô cùng quan trọng bởi đây là những chứng từ liên quan đến các doanh nghiệp, hay cá nhân tổ chức bán hàng, cung cấp các dịch vụ khác nhau và các số liệu liên quan đến ngành hàng từng ngày. Vì thế, việc có chữ ký của cấp trên là không thể thiếu để có thể quyết định xuất sản phẩm đó cho khách hàng, hoặc các dịch vụ phục vụ khách hàng khác nhau.

Quan trọng nhất không thể thiếu đó là các chức danh trên các hóa đơn và chứng từ kế toán đó. Không được phép ký bằng mực đỏ và các đóng dấu chữ ký có sẵn. Việc đóng dấu chữ kỹ sẵn là vô cùng thuận lợi, tuy nhiên đối với các hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy định sẽ không được phép làm thế và phải sử dụng chữ ký bằng mực viết bằng tay rõ ràng.

Ngoài ra, theo quy định trong khoản một điều sáu cũng đã quy định rõ ràng nội dung trong văn bản, hóa đơn, chứng từ kế toán phải chính xác là những nội dung liên quan đến kinh tế, sản phẩm, hàng hóa. Tuyệt đối không được có dấu vết tẩy xóa, hay sửa chữa nội dung, nội dung được viết chỉ bằng một màu mực, không được sử dụng nhiều loại màu mực khác nhau trong cùng một văn bản. 

Để đảm bảo tính xác thực cũng như tính chính xác, rõ ràng, nghiêm tức, vì thế văn bản cần được làm một cách chỉnh chu nhất, có đầy đủ chữ ký theo quy định. Nếu sai bất cứ một quy định nào, văn bản đó sẽ không được chấp nhận và bị hủy bỏ ngay lập tức. 

3. Một số lỗi mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi sử dụng chữ ký

* Nhiều bộ phận lập số kế toán lại không ghi đầy đủ họ tên đơn vị kế toán hoặc có thể là ghi tên thường, không viết hoa rõ ràng và đầy đủ. Hơn nữa, thiếu chữ ký của người lập bảng số kế toán đó hoặc người đại diện mà đã lập số. Việc này thường sẽ bị xử phạt từ 1 đến hai triệu đồng.

 

Một số lỗi mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi sử dụng chữ ký

 

* Những bộ phận làm việc không tuân thủ quy tắc mà ký chứng từ kế toán bằng các con dấu đã được đóng sẵn, không có chữ ký viết tay xác nhận. Việc này vô cùng quan trọng và ảnh hưởng rất nhiều đến doanh nghiệp vì thế mức phạt có thể lên từ 3 đến 5 triệu đồng.

* Bộ phận lập báo cáo kiểm toán mà không có chữ ký của người lập bản kế toán, người kế toán trưởng, các bộ phận phụ trách kế toán, hay những người đại diện cho bộ phận kế toán theo quy định pháp luật đề ra của một đơn vị kế toán. Trường hợp vi phạm có thể bị xử phạt từ năm đến mười triệu đồng. Bởi tính quan trọng và không thể thiếu trong mỗi báo cáo kiểm toán.

Nói tóm lại, theo pháp luật các quy định về chữ ký trong những loại hợp đồng, văn bản kế toán, hóa đơn, chứng từ đều phải được làm rõ ràng, đúng và tuân thủ pháp luật. Tuy đó chỉ là một chữ ký viết tay nhưng lại mang tính xác thực cho văn bản rất lớn và cần thiết. Vì thế, các doanh nghiệp và các bộ phận cần phải hiểu rõ luật cũng như tuân thủ chính xác các quy định ấy để không vi phạm những quy tắc được đưa ra nhé.

>> Tham khảo bài viết khác:

Tin liên quan