Những kỹ năng cần có để tổ chức một cuộc họp hiệu quả

02/01/2020

Cuộc họp để thảo luận, bàn bạc và đưa ra quyết định chung là điều không thể thiếu trong bất kì một hoạt động tập thể nào. Bài viết này sẽ đề cập đến những điều bạn cần lưu ý để tổ chức một cuộc họp hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức cuộc họp

Chuẩn bị trước cuộc họp

Trước khi tổ chức cuộc họp, bạn phải xác định rõ mục tiêu và những điều mong muốn đạt được thông qua cuộc họp đó. Chủ đề của cuộc họp phải được đề cập rõ ràng và tường mình để mọi người được mời tham dự đều có thể hình dung về nó.

Chương trình của cuộc họp phải được mô tả chi tiết về:

+ Thời gian tiến hành cụ thể. Thời gian này phải phù hợp với số đông những người sẽ tham gia cuộc họp.

+ Địa điểm họp, nên là một không gian phù hợp cho số lượng người tham gia.

+ Danh sách những người tham gia, khách mời và vai trò cụ thể của từng đối tượng hoặc nhóm đối tượng.

+ Chuẩn bị các chủ đề thảo luận để định hướng cuộc họp.

+ Thông tin về buổi họp phải được chuyển đến cho những người sẽ tham gia để họ có sự chuẩn bị.

Nếu là người tham dự cuộc họp, bạn cần phải biết mục đích của cuộc họp và mục đích tham dự của bạn là gì và chuẩn bị các tài liệu liên quan đến cuộc họp đó. Xác định vai trò của mình trong cuộc họp và sẽ thực hiện đúng vai trò đó. Một điều quan trọng là bạn phải đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình, tham dự buổi họp một cách nghiêm túc nhưng vui vẻ.

Có sự phân công người ghi chép biên bản về cuộc họp

Người ghi chép này được gọi là thư ký của cuộc họp, có vai trò ghi lại tất cả những gì diễn ra trong buổi họp như: Những người tham dự, các vấn đề được thảo luận, các quyết định chính, các nhiệm vụ…

Bản ghi chép này còn cần đề cập đến: Ai được giao thực hiện nhiệm vụ, thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.

Việc lưu lại thông tin cuộc họp một cách chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được hiệu quả cuộc họp.

Điều khiển cuộc họp một cách minh bạch, công chính

Người điều khiển cuộc họp cần dành thời gian để nói và lắng nghe ý kiến của những người tham gia, sau đó đánh giá và vạch ra những ý kiến chủ chốt. Tạo điều kiện cho mọi người phát biểu, xây dựng những ý tưởng mới, sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.

Những người tham gia cuộc họp cần tập trung vào các ý kiến, không phải người nói. Những ý kiến đưa ra cần tập trung vào chủ đề cuộc họp, tránh lan man, dài dòng gây mất thời gian.

Đóng góp ý kiến trên tinh thần xây dựng tập thể, cần lắng nghe từ nhiều phía để tránh không dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham dự.

- Thu thập thông tin và tài liệu mọi người đem đến từ cuộc họp và đảm bảo chắc chắn rằng mọi người đều được lắng nghe để mọi người đều nhận thức được vai trò của họ trong quy trình.

Để nâng cao hiệu quả cuộc họp, có thể sử dụng một số chương trình có sẵn để theo dõi hoạt động. Người điều phối cuộc họp cần tóm lại các điểm chính trong cuộc họp và hỏi về sự đồng tình của các thành viên. Sau khi các vấn đề được đưa ra biểu quyết công khai để lấy kết quả, công bố quyết định chính thức của cuộc họp với tất cả mọi người có mặt.

Kết thúc cuộc họp một cách chỉn chu

Một cuộc họp hiệu quả phải đảm bảo các công tác được chuẩn bị chu đáo từ đầu đến cuối. Sau khi tiến hành cuộc họp, trước khi kết thúc người điều khiển cuộc họp cần: Chốt lại các ý chính, xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công, chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ, đưa ra các phương hướng hoạt động tiếp theo và cuối cùng là không quên cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.

Sau cuộc họp, người tổ chức cuộc họp cần tiến hành đánh giá cuộc họp để xem xét những gì đã đạt được và những gì cần khắc phục để lên kế hoạch sau cuộc họp. Sử dụng các ghi chép của ban thư ký để tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp, sử dụng các ý kiến, các quan điểm đã được đưa ra trong cuộc họp để nâng cao chất lượng của các tài liệu. Và hãy nhớ gửi lại các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức để họ được theo dõi.

Kỹ năng tổ chức một cuộc họp tốt sẽ giúp cho bạn nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đề ra trong công việc, bên cạnh đó còn giúp bạn xây dựng được các mối quan hệ đồng nghiệp đoàn kết, gắn bó. Chúc công việc của bạn luôn thành công! 

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin liên quan