KỸ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả của CEO quản trị

02/01/2020

Các buổi họp là một hoạt động diễn ra thường xuyên trong các công ty, doanh nghiệp và tổ chức. Vậy hôm nay trong bài viết này mình sẽ chia sẻ với các bạn kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả của CEO quản trị.

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Xác định mục tiêu cho buổi họp

Theo một thống kê thì có khoảng 80% các cuộc họp là không có sự hiệu quả. Vậy phải làm thế nào để một cuộc họp trở nên hiệu quả và không bị lãng phí? Thì điều đầu tiên các bạn cần phải làm là xác định mục tiêu cho các buổi họp. Thông thường các buổi họp sẽ có 2 mục tiêu quan trọng và căn bản:

  • Mục tiêu thứ nhất: Các buổi họp là nơi là một phần quan trọng để giúp cho chúng ta đạt được những mục tiêu mà chúng ta đã đề ra.

  • Mục tiêu thứ hai: các buổi họp chính là nơi để tạo ra sự gắn kết trong đội ngũ nhân viên trong trong doanh nghiệp, và đó chính là một nơi tuyệt vời để tạo ra sự gắn kết.

Dựa trên hai mục tiêu này thì chúng ta cần phải lưu ý là chúng ta nên tổ chức các buổi họp theo cách theo cách thức như sau: Thông thường một cấu trúc của một buổi họp sẽ gồm 3 phần khác nhau:

  • Phần 1: Là phần các bạn có thể review lại các kết quả mà doanh nghiệp đã đạt được trong tuần vừa qua , chỉ ra được những các mà chúng ta đã đạt được, những cái mà chúng ta còn chưa đạt được theo kỳ vọng.

  • Phần 2: Là đề cập tới mục tiêu trong tuần tới mà chúng ta muốn đạt được, kế hoạch của từng team như nào để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.

  • Phần 3: phần này thì hầu hết các công ty đều bỏ qua, mình gọi phần này là creative time tức là không gian cho sự sáng tạo, phần này bạn dành để giải quyết một vấn đề mà công ty đang gặp phải, ở phần này bạn nên hỏi team của bạn đâu là điều đang ngăn cản các bạn không đạt được mục tiêu, thì mỗi người sẽ cho một góc nhìn về vấn đề đang ngăn cản, từ đó bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề. Bên cạnh đó bạn có thể để mọi người đề xuất ra các giải pháp.

Nên tuân thủ theo một số quy tắc

Với mỗi một cuộc họp, muốn đạt được hiệu quả tốt hơn thì các bạn nên tuân thủ theo một số quy tắc sau:

  • Mỗi một tuần thì các bạn nên để một người lên chủ trì cuộc họp, đừng để một người duy nhất chủ trì các cuộc họp vì điều này sẽ không khái quát được góc nhìn theo nhiều hướng khác nhau.

  • Thứ hai, mỗi một cuộc họp thì chúng ta phải xác định mục đích của cuộc họp một cách rõ ràng và cụ thể.

  • Khung thời gian trong cuộc họp thì chúng ta phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt, cuộc họp diễn ra trong bao lâu, các phần trong cuộc họp chiếm bao nhiêu phút và tất cả các cuộc họp phải được tuân thủ một cách nghiêm ngặt, cố gắng xử lý các công việc trong khung thời gian đã đặt ra.

  • Mỗi một cuộc họp thì chỉ nên kéo dài khoảng 1,5 tiếng vì khả năng tập trung của mỗi người nó chỉ trong khoảng 1,5 tiếng thôi.

  • Những quy tắc trong cuộc họp thì phải được công bố và được sự đồng thuận của mọi người .

  • Trong một cuộc họp, hãy cố gắng để mọi người cố gắng để mọi người đều được nêu ra ý kiến và quan điểm của bản thân.

  • Và người chủ trì cuộc họp nên tập cách lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người, không nên quá bảo thủ. Bởi vì mình có lắng nghe họ nói thì họ mới lắng nghe 

  • Một điều chú ý nhỏ là trước các buổi họp bạn nên chuẩn bị mọi thứ kỹ càng để buổi họp không bị gián đoạn giữa chừng ( Ví dụ: kiểm tra máy chiếu, kiểm tra đèn, kiểm tra micro,…)

Mình hy vọng rằng qua bài viết này các bạn sẽ biết thêm nhiều kiến thức và đặc biệt là sẽ trau dồi hơn về kỹ năng quản lý, tổ chức một buổi họp từ đó các bạn có thể tổ chức một buổi họp hiệu quả và thành công nhất.

>> Xem thêm tin:

Tin liên quan