Tổng hợp thông tin về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

20/01/2020

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều trong hoạt động kinh doanh. Để tạo ra loại hóa đơn này cần tuân theo những nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi của nhà nước.

1. Nguyên tắc chuyển đổi 

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử tồn tại dưới hình thức của hóa đơn giấy nhưng hoàn toàn khác với hóa đơn giấy truyền thống. Theo quy định tại Khoản 2 của Điều 12 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC người bán hàng có thể tiến hành hoạt động chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang thành các loại chứng từ giấy. Và chúng ta chỉ được thực hiện một lần duy nhất với hoạt động chuyển đổi này.

hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ cần đến khi doanh nghiệp trong quá trình lưu thông hàng hóa cần phải chứng minh nguồn gốc cũng như xuất xứ của chúng. Ngoài ra, hóa đơn này cũng giúp các doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và theo dõi. Trên hóa đơn , người đại diện về mặt pháp luật của bên bán phải ký tên và đóng dấu.

2. Các điều kiện để chuyển đổi

Không phải bất kỳ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nào cũng được công nhận và sử dụng trong kinh doanh. Những hóa đơn khi chuyển đổi phải đáp ứng được các điều kiện sau đây theo quy định của nhà nước:

* Hóa đơn chuyển đổi cần phản ánh một cách nguyên vẹn, đầy đủ nội dung của văn bản gốc

* Mọi hóa đơn chuyển đổi đều phải có những ký hiệu riêng nhằm mục đích xác nhận là đã được chuyển đổi từ một hóa đơn điện tử nào đó sang hình thức hóa đơn giấy. 

* Trong hóa đơn chuyển đổi phải có phần ký tên bao gồm chữ ký và họ tên đầy đủ của người trực tiếp tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Khi đã đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, điều kiện trên, hóa đơn chuyển đổi sẽ có giá trị pháp lý và được phép sử dụng. Ngoài ra, các hóa đơn chuyển đổi đều có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” bên dưới tên của hóa đơn để phân biệt nó với văn bản. Mỗi hóa đơn cần phải ghi rõ thời gian thực hiện chuyển đổi.

3. Sự khác biệt giữa hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy là một loại hóa đơn truyền thống được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp từ lâu. Ngày nay, chúng ta có xu hướng sử dụng nhiều hơn các loại hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Điều này dẫn đến những nhầm lẫn về hóa đơn giấy và hóa đơn chuyển đổi. Trên thực tế, hai loại hóa đơn này hoàn toàn khác nhau:

 

hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

* Trước tiên là sự khác biệt về mẫu hóa đơn hay chính là khác biệt về liên của các hóa đơn. Đối với một hóa đơn giấy, thông thường sẽ có từ 2 đến 3 liên. Trong đó, 1 liên là được hình thành bằng việc viết qua giấy than, nội dung của tất cả các liên đều giống nhau. 

Khác với điều đó, pháp luật có quy định rõ là các hóa đơn điện tử sẽ không có liên. Do đó, trong phần thông số của hóa đơn điện tử thì số liên sẽ là 0. Nếu là trong hóa đơn giấy thì số 0 sẽ được thay bằng một con số từ khoảng 2 đến 9 theo số liên thực tế của từng hóa đơn.

* Điểm khác nhau tiếp theo giữa hai loại hóa đơn chính là về ký hiệu hay còn gọi là số serial. Thông thường, hóa đơn điện tử có ký hiệu là “E” nên hóa đơn chuyển đổi cũng vậy. Khác với hóa đơn điện tử, các hóa đơn giấy thường có ký hiệu là “P” hoặc là “T” với các hóa đơn tự in.

Các ký hiệu khác nhau nhắc đến ở đây là ký hiệu cuối cùng trong phần ký hiệu của hóa đơn. Ví dụ nếu một hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ có ký hiệu là VC/15E.

* Một điểm khác biệt tương đối lớn của hóa đơn giấy so với hóa đơn điện tử chuyển đổi chính là phần chữ ký. Trên hóa đơn giấy, chữ ký là chữ viết tay thông thường. Không giống như vậy, hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số giúp ta có thể xác định nguồn gốc của các hóa đơn. 

Trên đây là tổng hợp những thông tin cơ bản nhất bạn cần nắm được về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Ngày nay, hóa đơn điện tử được sử dụng rất nhiều bởi những ưu điểm vượt trội của nó nên việc chuyển đổi hóa đơn cũng diễn ra thường xuyên hơn. Bạn cần nắm vững những quy định của pháp luật về nghiệp vụ chuyển đổi này để tránh vấn đề pháp lý phát sinh. 

>> Tham khảo bài viết:

Tin liên quan