Bản mô tả công việc – “Xương sống” của quản trị nguồn nhân lực

08/10/2019

Một bản mô tả công việc chính xác là yếu tố cần thiết được nhiều nhà tuyển dụng quan tâm trước khi muốn đăng tin tuyển nhân công. Đối với nhà tuyển dụng, bản mô tả công việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng biết rõ mình cần tìm kiếm người có năng lực như thế nào. Hy vọng, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin để xây dựng bản mô tả công việc thành công cho công ty, doanh nghiệp mình nhằm tuyển dụng được nhân lực hiệu quả. 

Bản mô tả công việc

Khái niệm và tác dụng của phân tích công việc

Để hiểu và xây dựng thành công bản mô tả công việc thì trước hết ta cần chuẩn bị một khâu quan trọng trong tuyển dụng đó là phân tích công việc. 

1.1. Khái niệm về mô tả công việc

Trong thực tế, đã có những quan niệm khác nhau về phân tích công việc:

- Phân tích công việc là thu thập, đánh giá và tổ chức một cách có hệ thống các thông tin công việc. ( Sách: Human Resources and Personnel Management – MCGraw Hill International Edition fourth editor – 1993). 

- Phân tích công việc là quá trình đánh giá bản chất hoặc nội dung công việc bằng cách xác định và tổ chức các thông tin về công việc ( Sách: Roger le Ressources Humaines dans I’entreprise, L’EDITION D’ORGANOSATION – 1990).

- Theo cách hiểu thông thường của người Việt Nam (thể hiện trong đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên), thì: Phân tích công việc là sự nghiên cứu chi tiết công việc của một người lao động để xác định và ghi nhận quy trình, phương pháp và động tác lao động, sử dụng công cụ cần thiết để thực hiện công việc đó, cũng như điều kiện lao động và mối quan hệ với các công nhân khác trong xí nghiệp hay văn phòng. 

Như vậy, thực chất của phân tích công việc là quá trình thu thập và phân tích thông tin liên quan đến công việc để làm rõ bản chất, đặc điểm cùng những yêu cầu về kỹ năng, tay nghề, phẩm chất đặc biệt và những điều kiện để thực hiện công việc nhằm phục vụ cho công tác quản trị nhân lực của tổ chức. 

1.2. Các bước phân tích công việc

Phân tích công việc, bạn sẽ tiến hành qua các bước sau đây:

- Nhận dạng công việc cần phân tích;

- Xây dựng các phiếu điều tra phân tích công việc;

- Thu thập các thông tin phân tích công việc;

Sau khi phân tích công việc phải đạt được các kết quả sau đây:

- Trình bày được trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể của công việc;

- Nêu được những hiểu biết, những kỹ năng, năng lực và những yếu tố cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của công việc;

- Nêu ra được những kết quả tối thiểu của công việc.

1.3. Tác dụng của phân tích công việc

Qua phân tích công việc, bạn sẽ nhận được những lợi ích thiết thực sau đây:

- Bản mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố liên quan đối với người lao động: mức độ an toàn và sức khỏe. Cần thiết kế, thay đổi lại công việc nếu không thể khắc phục được những yếu tố gây thiệt hại nhằm loại trừ chúng.

- Phân tích công việc nhằm chỉ ra đối tượng nhân công phù hợp để thực hiện công việc. Các nhà quản lý nhân lực sẽ sử dụng thông tin này để lập kế hoạch nguồn nhân lực và tuyển dụng lao động.

- Việc phân tích công việc còn chỉ ra được những nội dung và chương trình cần đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân lực, cũng như để xác định mức thù lao cần thiết cho công việc. 

- Chỉ ra các mức hiệu quả tối thiểu, làm cơ sở để đánh giá thành tích, đánh giá hiệu quả hoạt động của người lao động.

Kết quả của phân tích công việc là hình thành nên một bản mô tả công việc.

Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc (Job Description – JD – Bản mô tả công việc tiếng Anh) là một văn bản liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm các điều kiện lao động cũng như các khía cạnh khác của một công việc cụ thể. 

Một số tên gọi khác của bản mô tả công việc bao gồm: job specification ( chi tiết công việc), job profiles ( hồ sơ công việc), và position description – JD ( mô tả vị trí).

Bản mô tả công việc sẽ:

- Cung cấp chi tiết giúp ứng viên đánh giá xem họ có phù hợp với vị trí hay không.

- Giúp bộ phận nhân sự chọn được các ứng viên phù hợp với yêu cầu.

- Giúp hình thành các câu hỏi trong quá trình phỏng vấn.

- Giúp ứng viên xác định vai trò và vị trí của mình trong cấu trúc tổ chức. 

Một bản mô tả công việc cần xác định rõ được mục đích và vai trò cũng như các nhiệm vụ chính cần thực hiện và trách nhiệm của vị trí này. Nó cũng bao gồm một số thông tin ngắn gọn về tổng quan tổ chức. 

Ngoài ra, JD cũng bao gồm thông tin mô tả ứng viên mà tổ chức đang tìm kiếm bao gồm kinh nghiệm, thành tích, kỹ năng, trình độ học vấn, hoặc bất kỳ đức tính nào mà nhà tuyển dụng mong muốn,v.v.

Thông thường, bản mô tả công việc gồm các nội dung:

- Công việc: Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể

- Phương tiện, trang bị và điều kiện lao động hoặc công việc hỗ trợ

- Kết quả dự kiến

- Bản hướng dẫn thực hiện công việc 

Sự khác nhau giữa bản mô tả công việc và mô tả chi tiết công việc là nếu bản mô tả công việc xác định công việc là gì và các hình thức biểu hiện của công việc thì mô tả chi tiết công việc xác định những tiêu chuẩn và các yêu cầu mà người thực hiện công việc đó bắt buộc phải có.

Mô tả chi tiết công việc (yêu cầu của công việc đối với người đảm nhận nó) là văn bản tóm tắt các yêu cầu về kinh nghiệm, kiến thức đào tạo, kỹ năng và khả năng cũng như các phẩm chất cá nhân cần thiết để hoàn thành tốt một công việc xác định.

Ngoài ra, người ta còn có bản quy định tiêu chuẩn công việc, nó có thể xem như là bản quy định các kết quả tối thiểu phải đạt được khi làm công việc đó và nó được dùng cơ sở để đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên. 

Phương pháp xây dựng bản mô tả công việc

Xây dựng bản mô tả công việc, bạn sẽ thực hiện các công việc như sau.

3.1. Những việc cần chuẩn bị

Khi nghiên cứu và phân tích xây dựng bản mô tả công việc cần thu thập tất cả các loại thông tin sau:

- Thông tin về công việc cụ thể, sản phẩm chi tiết, độ phức tạp của công việc, các yêu cầu kỹ thuật.

- Thông tin về quy trình công nghệ để thực hiện công việc, vật tư, máy móc, trang bị công nghệ, dụng cụ khác. 

- Thông tin về các tiêu chuẩn, mẫu đánh giá, mức thời gian, mức sản lượng.

- Thông tin về điều kiện lao động, bảo hộ lao động, tiền lương, chế độ làm việc và nghỉ ngơi.

- Thông tin về người lao động thực hiện các công việc, trình độ tay nghề, học vấn, ngoại ngữ. 

3.2. Các phương pháp xây dựng bản mô tả công việc

Việc thu thập thông tin này thường do các chuyên gia nhân sự và giám thị tiến hành với nhiều phương pháp như sau: quan sát, phỏng vấn, phiếu câu hỏi điều tra và tự mô tả,…

Phương pháp quan sát

Đây là phương pháp thực hiện quan sát trên một chỗ làm việc cụ thể tất cả các nội dung liên quan và cần thiết đối với công việc và người thực hiện nó. Phương pháp này thường dùng các biểu, bảng mẫu đã lập sẵn và rất thích hợp đối với các công việc chân tay đơn giản. Để khắc phục các hiện tượng bỏ sót thông tin, người quan sát cần:

  • Chú ý quan sát một cách cẩn thận, kỹ lưỡng từng hoạt động thao tác của người thực hiện.

  • Bảo đảm mọi hoạt động quan sát đều được ghi chép.

  • Có thể hỏi công nhân về những hoạt động không thể quan sát.

Ưu điểm: Người quan sát theo dõi bên ngoài, bảo đảm khách quan, sử dụng các bảng biểu để làm.

Nhược điểm: Tốn thời gian, chi phí cao, người quan sát thường lúng túng, hồi hộp, dễ bị phá nhịp làm việc, nếu người quan sát làm việc thiếu trung thực và nghiêm túc thì kết quả kém chính xác. 

Phương pháp phỏng vấn

Đây là phương pháp trực tiếp đối thoại, trò chuyện với người đảm nhận công việc hay những người có liên quan ( người giám thị, người phụ trách vị trí…) theo một bản kế hoạch đã lập sẵn. Vấn đề quan trọng là phải biết soạn các câu hỏi để thu thập đầy đủ các loại thông tin cần thiết, liên quan đến công việc. 

Ưu điểm: Do phỏng vấn trực tiếp nên phát hiện được nhiều thông tin toàn diện với sự giải thích rõ ràng và cụ thể, đáp ứng được yêu cầu của phỏng vấn và có độ tin cậy cao.

Nhược điểm: Đôi khi mang tính chủ quan của người phỏng vấn ( chịu sự dẫn dắt của người này).

Phương pháp lập phiếu điều tra

Ở phương pháp này người đảm nhận vị trí trực tiếp điền vào các phiếu điều tra, các bảng câu hỏi được lập sẵn. 

Ưu điểm: Dễ sử dụng, chi phí không cao, tiêu chuẩn hóa được các kết quả và có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Nhược điểm: Thiếu sự kiểm tra nội dung của người điều tra, dễ mang tính chủ quan của người trả lời câu hỏi.

Phương pháp tự mô tả

Trong thực tế sản xuất, chính nhân viên có thể tự mô tả công việc của mình dưới sự hướng dẫn của nhân viên quản lý nhân lực. 

Hiện nay, ở các doanh nghiệp, người ta thường kết hợp các phương pháp trên để thu thập thông tin, chẳng hạn như: phỏng vấn theo bảng câu hỏi điều tra để nhận xét, kiểm tra thông tin thu được hoặc vừa quan sát vừa phỏng vấn để bổ sung các thông tin chưa thu được trong quá trình quan sát. 

Sau khi có được đầy đủ các thông tin cần thiết, người nhân viên quản lý nhân lực tiến hành soạn thảo các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc theo các mẫu quy định.

Bản mô tả công việc mẫu: tuyển dụng vị trí Digital Marketing 

Sau đây, chúng ta tham khảo bản mô tả công việc mẫu cho tin đăng tuyển dụng vị trí Digital Marketing như sau:

Mô tả công việc:

- Lập kế hoạch chạy quảng cáo Facebook và Google cho ngân sách được giao.

- Theo dõi và tối ưu chiến dịch quảng cáo, tối ưu giá và tỷ lệ chuyển đổi.

- Rà soát, đánh giá và thay đổi phù hợp với từng chiến dịch quảng cáo.

- Cài đặt, quản lý và rà soát tài khoản Google Adword, Facebook Ads,…

- Kiểm tra hiệu quả, đánh giá chất lượng quảng cáo

- Nghiên cứu cập nhật thuật toán mới của Google,…

Quyền lợi được hưởng: 

- Lương thỏa thuận theo mô tả.

- Thưởng cuối quý, năm.

- Làm việc với kế hoạch được setup bởi leader.

- Tuần làm việc 5 ngày ( thứ 7 và chủ nhật được nghỉ)

Yêu cầu khác:

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm chạy quảng cáo

- Khả năng lập kế hoạch, triển khai kế hoạch, công việc

- Đạo đức tốt, nhiệt tình, yêu nghề, có trách nhiệm cao với công việc

- Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch

- Các bằng cấp liên quan. 

Hướng dẫn cách viết bản mô tả công việc

Cách viết bản mô tả công việc bao gồm các phần mà bạn không nên bỏ qua như sau:

- Mục đích của vị trí: Phần này viết ngắn gọn chỉ trong tối đa hai dòng nêu rõ vị trí trên được sinh ra nhằm mang lại mục đích gì cho Công ty, từ đó người lao động sẽ xác định được các mục tiêu của công việc và nắm rõ về trách nhiệm của vị trí.

- Nhiệm vụ: Trường hợp công việc có nhiều nhiệm vụ thì chỉ cần viết các nhiệm vụ tổng thể. 

Các bạn có thể viết phần các nhiệm vụ chính theo chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Action): tức liệt kê vị trí công việc cần hoạt định các kế hoạch gì, thực hiện như thế nào, chế độ kiểm tra giám sát công việc ra sao, và các hành động và cải tiến để khắc phục. 

- Quyền hạn: Khi giao nhiệm vụ thì Công ty cần phải trao quyền một cách hợp lý để nhân sự giải quyết và hoàn thành được các công việc được giao, phần này cần nêu rõ các mức quyền hạn, quyền tự quyết định/quyền được đề xuất lên cấp trên quyết định. 

- Yêu cầu công việc:  Để thực hiện các nhiệm vụ trên thì cần nhân sự có Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, tố chất/thái độ, giới tính, ngoại hình... như thế nào?

Phần này rất quan trọng, vì đây là cơ sở để nhà tuyển dụng căn cứ để tìm ứng viên phù hợp, phần yêu cầu nên nên rõ các yêu cầu gì bắt buộc và các yêu cầu gì mang tính khuyến khích.

- Quyền lợi của nhân viên: (trách nhiệm và yêu cầu luôn đi song hành cùng quyền lợi)  để tuyển được nhân sự thực hiện các nhiệm vụ và đáp ứng các yêu cầu theo thì nhân sự đó sẽ được hưởng quyền lợi như thế nào cho phù hợp? Quyền lợi của nhân viên được thể hiện qua các yếu tố sau: Lương, thưởng, đãi ngộ, BHXH,…

Tầm quan trọng của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc chi tiết, đầy đủ trong tin đăng tuyển dụng của các doanh nghiệp, công ty có tầm quan trọng riêng của mình mà chúng ta có thể kể ra đây như:

- Mô tả cơ bản những công việc mà ứng viên cần phải làm, ý nghĩa công việc để người ứng tuyển hiểu được giá trị của công việc đó.

- Đưa ra những yêu cầu rõ ràng cho người ứng tuyển, việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng quản lý hiệu suất phù hợp với yêu cầu.

- Đưa ra những ưu tiên cho người ứng tuyển, để họ biết mình cần tập trung vào những gì và tránh lãng phí thời gian.

- Xác định cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và kế hoạch về nhu cầu nguồn lực.

- Đưa ra những thiết lập về tiến triển công việc

- Nêu rõ cũng như xác định các yêu cầu đào tạo nhân viên mới.

Một bản mô tả công việc có đầy đủ thông tin công việc, ưu tiên…được trình bày rõ ràng sẽ giúp nhà tuyển dụng thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng. 

Hạn chế của bản mô tả công việc

Mô tả công việc có thể gây ra một số trở ngại trong một số trường hợp nhất định:

- Mô tả công việc gây khó khăn đối với những nhà quản lý cấp cao do họ có thể có những hướng đi khác cho doanh nghiệp. Họ có quyền tự do chủ động tìm hướng đi hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của mình.

- Mô tả công việc có thể không phù hợp trong một tổ chức hay thay đổi vì thế không linh hoạt. Ví dụ như trong lĩnh vực công nghệ, nó sẽ thay đổi thường xuyên liên tục theo sự tiếp cận công nghệ khoa học. 

- Mô tả công việc có thể lỗi thời do những thay đổi đến từ vị trí công việc gây ra. 

- Quá trình doanh nghiệp xây dựng bản mô tả công việc có thể không tối ưu. 

Một bản mô tả công việc chính xác hiệu quả giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với những ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu. Xây dựng bản mô tả công việc chính là khâu then chốt, xương sống trong quản trị nguồn nhân lực hiện nay. 

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin liên quan